DESDE EL PUNTO DE VISTA DE QUIEN RECIBE UN DOCUMENTO:
El receptor recibirá un mail en el cual se informa que tiene un documento listo para ser visto. Entrando a www.facturaelectronica.planexware.net e ingresando su usuario y clave podrá seleccionar la empresa cuyos documentos y/o facturas quiera visualizar. Si es la primera vez que accede deberá cambiar su clave a fin de asegurar la confidencialidad.
Al clickear sobre la Empresa será dirigido a la pantalla de gestión de todos los documentos que la empresa emisora le ha enviado.
Una vez elegida la opción se abre una grilla que muestra los documentos, en caso de ser una factura también se pueden ver el importe y la fecha de vencimiento. Para ver íntegramente el documento se debe hacer click sobre el ícono del documento y el mismo se abrirá para una lectura más detallada.
Al hacerlo se abre una imagen completa del mismo, que si se desea puede ser impreso.
El sistema cuenta con otras opciones tales como la posibilidad de "asociar" las distintas Empresas de las que se reciben documentos a los efectos de verlas unificadamente y utilizando un solo login.
Otra posibilidad del sistema es categorizar los documentos. Para ello cuenta con tres íconos de distinto color. El significado de los mismos es libre y cada receptor le puede asignar el que desee. Algunos ejemplos de posibles usos para las facturas son los siguientes: facturas con débito automático, facturas pagadas, facturas cuestionadas, facturas en trámite, etc. Para otro tipo de documentos pueden ser: Asociados, Leídos, Impresos, Guardados, etc. Se debe tener en cuenta que esta información es de uso exclusivo del receptor y no llega a la Empresa emisora. Para comunicarse con ella el sistema provee un vínculo directo que permite enviar un mail al emisor para formular preguntas acerca de un comprobante, comentarios acerca del servicio o los productos, etc.
DESDE EL PUNTO DE VISTA DE QUIEN EMITE DOCUMENTOS:
El emisor genera un archivo (TXT, Imagen o PDF a su elección) con los datos del documento (Factura, Nota de Crédito, Recordatorios, Comprobantes, Nota de Débito, etc).
Automáticamente los datos son transferidos a www.facturaelectronica.planexware.net donde son clasificados y puestos a disposición para cada receptor. En el caso de envío de comprobantes fiscales, los mismos son loteados según los requerimientos de la AFIP y trasmitidos a esa administración. Recibida la respuesta con el CAE es enviada a la empresa emisora (la duración total de este proceso se mide en segundos) la que introduce este dato en su sistema comercial. Una vez obtenido el CAE se procede a su puesta a disposición del cliente.
Por este mismo vínculo entre emisor y receptor se pueden enviar otros documentos. Desde su propio ERP cada empresa cuenta con un medio de envío seguro y confidencial de documentos de todo tipo: Recibos, Órdenes de Compra, Certificados de Retención, Facturas, Detalles de prestaciones, Romaneos, Estados de Cuenta, etc.
A través del Back Office el emisor pude controlar totalmente la operación, tanto en lo relacionado con el trámite ante la AFIP, como lo relativo a la recepción por el cliente de éste y otros documentos. Un sistema de alertas le advertirá de cualquier anomalía que surja en el proceso.